Postup při projednávání zabezpečení dokumentů zanikajícího původce při rozhodnutí o zahájení likvidace po 1. 1. 2014

Při rušení obchodní společnosti nebo družstva či jiného původce zapsaného v obchodním rejstříku se od 1. 1. 2014 postupuje podle §3043, odst. 2 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, kde je stanoveno, že:

„ Bylo-li přede dnem nabytí účinnosti tohoto zákona rozhodnuto o zrušení nebo přeměně právnické osoby, postupuje se podle dosavadních právních předpisů, nerozhodne-li příslušný orgán právnické osoby do tří měsíců ode dne nabytí účinnosti tohoto zákona, že se uplatní postup podle tohoto zákona. Ustanovení tohoto zákona na ochranu věřitelů se použijí i na případy, kdy bylo rozhodnutí o zrušení nebo přeměně právnické osoby přijato přede dnem nabytí účinnosti tohoto zákona a ke dni nabytí účinnosti tohoto zákona nebylo ještě zapsáno do veřejného rejstříku.“

a dle § 779, odst. 2 zákona č. 90/2012 Sb., o obchodních společnostech a družstvech (zákon o obchodních korporacích):

„Bylo-li přede dnem nabytí účinnosti tohoto zákona učiněno právní jednání vedoucí k rozhodnutí orgánu obchodní korporace, dokončí se takto zahájený proces podle dosavadních právních předpisů.“

a dle § 11, odst. 1 a 2 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů ve znění pozdějších předpisů:

„Výběr archiválií mimo skartační řízení
§ 11
(1) Výběr archiválií mimo skartační řízení provádí příslušný archiv z dokumentů
a) soukromoprávního původce,
b) původce uvedeného v § 7 odst. 1, které neprošly skartačním řízením,
c) nabídnutých vlastníkem České republice nebo jinému zřizovateli veřejného archivu darem, ke koupi nebo do úschovy,
d) České republiky, které připadlo vlastnictví k nim odúmrtí,
e) nalezených.
(2) Výběr archiválií mimo skartační řízení prováděný podle odstavce 1 písm. a) a c) se zahajuje na žádost původce nebo vlastníka dokumentů. Na základě žádosti dohodne původce nebo vlastník dokumentů s příslušným archivem termíny, v nichž bude výběr archiválií mimo skartační řízení proveden; v případě zrušení původce, jeho vstupu do likvidace nebo při prohlášení konkurzu na původce požádá původce o výběr archiválií mimo skartační řízení neprodleně. Příslušný archiv si před provedením výběru archiválií mimo skartační řízení může od původce nebo vlastníka dokumentů vyžádat seznam dokumentů navržených pro výběr archiválií s uvedením doby jejich vzniku.

Jsou-li do výběru archiválií mimo skartační řízení zařazeny rovněž dokumenty vzniklé z činnosti původce, jehož je zpracovatel skartačního návrhu, který je původcem podle odstavce 1 písm. a), právním nástupcem, uvedou se tyto dokumenty s označením původce v seznamu samostatně; obdobně se postupuje, jsou-li do výběru archiválií zařazovány dokumenty podle odstavce 1 písm. c).“.

Z výše citovaného vyplývá, že právnické osoby, k jejichž vstupu do likvidace nebo insolvenčního řízení a k procesu rušení (např. organizační složky) došlo do 31. 12. 2013 nadále předkládají pro výmaz z obchodního rejstříku příslušnému soudu potvrzení o projednání zabezpečení dokumentů zanikající společnosti s příslušným státním archivem dle sídla společnosti, tak jak bylo uvedeno v § 75a, odst. 2 zákona č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník, ve znění pozdějších předpisů.

Pro Prahu a střední Čechy vystavuje toto potvrzení Státní oblastní archiv v Praze, Archivní 4, 149 00 Praha 4, na základě písemné žádosti o projednání zabezpečení dokumentů (žádost o výběr archiválií mimo skartační řízení).

Součástí písemné žádosti o projednání zabezpečení dokumentů (žádosti o výběr archiválií mimo skartační řízení) rušeného původce zaslané buď v analogové (poštou) nebo digitální (datovou schránkou- ID k28aiwy nebo se zaručeným elektronickým podpisem na naši oficiální e-mailovou adresu: e-podatelna@soapraha.cz) podobě bude seznam všech dokumentů zanikajícího původce, které má likvidátor nebo insolvenční správce k dispozici, rozdělený na dvě části:

1. seznam dokumentů, ze kterých mohou být archivem vybrány archiválie k trvalému uložení (viz příloha č. 1 a 2 zákona č.499/2004 Sb.)
2. seznam všech ostatních dokumentů
3. plná moc od likvidátora, pokud za něj žádost podává jiná osoba
4. veškeré skutečnosti týkající se neexistence nebo nedobytnosti dokumentů

Dokumenty, které budou vybrány archivem za archiválie ukládá likvidátor v příslušném státním archivu (viz §12, odst. 3 a §15, odst. 1 zákona č. 499/2004 Sb.). Vybrané archiválie jsou dokumenty s trvalou hodnotou, které nesmí být nikdy zničeny a jsou vedeny v celostátní evidenci Národního archivního dědictví.

Dokumenty, které nebudou vybrány za archiválie, může likvidátor uložit na dobu stanovenou skartačními lhůtami v komerční spisovně za úplatu nebo u sebe nebo u společníka společnosti, v ustaveném společenství nebo ve společnosti (na základě uzavřené smlouvy), která bude případně v činnosti pokračovat nebo je mateřskou, sesterskou nebo dceřinou společností. Přesnou adresu uvede v žádosti o projednání zabezpečení dokumentů.

Pokud má likvidátor k dispozici pouze dokumenty, které by sice měly být vybrány za archiválie (viz příloha č. 1 k výše citovanému zákonu), ale jsou zároveň založeny v rejstříkovém spisu a ve sbírce listin vedených u Městského soudu v Praze, popíše tuto skutečnost v žádosti o projednání zabezpečení dokumentů. Státní archiv takové dokumenty za archiválie nevybírá. Likvidátor je do státního archivu nepředává a v žádosti uvede adresu, na které je uloží na dobu stanovenou skartačními lhůtami.

Pokud likvidátor nemá k dispozici jiné dokumenty než ty, které vznikly jeho činností v průběhu likvidace, popíše tuto skutečnost v žádosti o projednání zabezpečení dokumentů a uvede přesnou adresu, kde dokumenty uloží na dobu stanovenou skartačními lhůtami.

Státní oblastní archiv v Praze vystaví potvrzení o projednání zabezpečení dokumentů rušeného původce, které zasílá většinou do datové schránky rušeného původce.

V žádosti uvádějte, prosím, telefonické nebo e-mailové spojení pro případné konzultace a adresu datové schránky, kam Vám potvrzení o projednání zabezpečení můžeme poslat.

Podrobnější seznam dokumentů – případných archiválií obchodních společností a vzor žádosti jsou uvedeny v příloze ke stažení.

Právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku, které vstupují do likvidace, insolvenčního řízení nebo rušení po 1. 1. 2014 žádají neprodleně, v souladu s § 11, zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (viz výše) o výběr archiválií mimo skartační řízení. Pro výmaz právnické osoby z obchodního rejstříku soudu potvrzení o projednání zabezpečení dokumentů nepředkládají.

Konzultace k uvedené problematice poskytují pracovníci oddělení fondů hospodářských subjektů:

Mgr. Jitka Mládková (974847380, jitka.mladkova@soapraha.cz)

Anna Vašíčková (974847381, anna.vasickova@soapraha.cz).

Poznámka. Pokud společnost vstoupila do likvidace před datem 1. 1. 2014 řídí se likvidátor postupem popsaným v příloze.

Přílohy

Postup pro projednávání zabezpečení dokumentů zanikajícího původce při rozhodnutí o zahájení likvidace po 1. 1. 2014

Postup pro projednání zabezpečení dokumentů zanikající společnosti při rozhodnutí o zahájení likvidace před 1. 1. 2014

Žádost o výběr archiválií mimo skartační řízení zanikajícího původce

Orientační seznam dokumentů skartačního znaku A akciové společnosti

Orientační seznam dokumentů skartačního znaku A společnosti s ručením omezeným